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Podcast Mudança de Hábitos

#3 – Os hábitos chaves para você ter um dia a dia organizado

#3 – Os hábitos chaves para você ter um dia a dia organizado

 
 
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Um sistema organizacional confiável que você realmente usa regularmente pode transformar seu dia de caos em foco, eficácia e calma.

Isso é algo que aprendi errando repetidas vezes, na verdade: quando me solto dos meus hábitos de organização, meu dia fica pior. Fica estressante e louco, e não consigo me concentrar em nada. Tudo está na minha cabeça o tempo todo, e estou sempre preocupada com a falta de algo, com o fato de estar fazendo outra coisa.

Mas quando eu aplico meu sistema de organização e os hábitos estão no caminho certo, as coisas são tranqüilas, me sinto bem com o que estou fazendo e tenho muito mais condições de deixar todo o resto funcionar e me concentrar no que está à minha frente, confiante de que todo o resto está em seu devido lugar.

Mostrarei meu sistema em um minuto, mas primeiro vamos falar sobre o que um bom sistema organizacional faz e como ele funciona.

Por que formar hábitos de organização

Por várias razões importantes:

  1. Estresse: Um excesso de estresse afeta negativamente sua saúde. Se você tem bons hábitos para lidar com todas as coisas da sua vida, terá menos estresse. Você se sente menos preocupado com o fato de as coisas estarem escapando pelas fendas. Você sente confiança em estar bem trabalhando no que está à sua frente.
  2. Eficácia: se você conseguir externalizar todas as coisas com as quais se preocupa em um sistema confiável, poderá se concentrar melhor na tarefa à sua frente. Você pode executar uma única tarefa e ser mais eficaz em cada uma delas, porque está recebendo todo o seu foco.
  3. Relacionamentos: Eu descobri que os relacionamentos são a coisa mais importante da minha vida, pessoal, mas também profissional. E a melhor maneira de construir relacionamentos é ser confiável. E a melhor maneira de ser confiável é manter seus compromissos. Se você é organizado, é mais provável que mantenha seus compromissos. A organização trata principalmente de gerenciar seus compromissos.

Construindo um sistema confiável

Então, como é um sistema confiável? Honestamente, existem um milhão de ferramentas e combinações de ferramentas que você pode usar, mas há algumas coisas que são importantes na criação de um sistema confiável:

  • Você encontra um lugar para tudo – senhas, compromissos, tarefas repetidas, informações e solicitações recebidas, outras informações que você precisa armazenar, documentos, recibos.
  • Você realmente usa o sistema e coloca as coisas onde elas pertencem, o mais rápido possível.
  • Você reconhece quando as coisas estão na sua caixa de entrada ou abre as guias do navegador ou a área de trabalho do computador e encontra um lugar para elas.

Com isso dito, aqui está o meu sistema atual (ele muda com o tempo) … apenas observe que você não precisa usar o meu sistema, e existem muitas ferramentas excelentes para cada tipo de item:

  1. Entrada: a maioria das minhas solicitações, tarefas, informações e compromissos recebidos são recebidas pelo Gmail. Às vezes através de outros canais, mas 90% do tempo através do Gmail. Ao verificar o Gmail, tento extrair cada item do Gmail e colocá-lo onde ele pertence – em uma das ferramentas abaixo.
  2. Todos: Ultimamente tenho usado o google drive e lá dentro uma planilha com todas as coisas importantes que eu uso. Criei várias abas: metas, hábitos e princípios, conteúdos que eu tenho que publicar, atividades do dia. Todas as manhãs eu reviso esse arquivo que chamo de Clareza Total, por 20 minutos.
  3. Anotações: utilizo o app Notas do Iphone para anotar ideias importantes do dia. Ele é simples. Não importa qual app, site ou programa você usará, o importante é criar o hábito de usá-lo.
  4. Itens cronometrados ou repetidos: Google Agenda. Sempre que preciso fazer algo regularmente, crio um compromisso recorrente.
  5. Recibos, documentos financeiros, rascunhos, tickets: configurei pastas no Dropbox para essas coisas – arquivos que não cabem nos outros lugares.
  6. Coisas para ler mais tarde: se eu tiver uma guia aberta para ler mais tarde, coloco-a no Instapaper e abro o Instapaper quando tiver tempo para ler.

Isso é praticamente tudo. O importante é que tudo tenha um lugar, e eu saiba exatamente onde é esse lugar.

Construindo hábitos de organização

Obviamente, ele não será um sistema confiável, a menos que você o utilize de verdade. Muitas vezes esquecemos de usar nosso sistema porque temos hábitos antigos que não morrem facilmente.

Felizmente, podemos substituir os velhos hábitos por melhores, através da paciência e da prática. Demora cerca de uma semana de esforço muito consciente para fazer isso, e depois disso fica cada vez mais automático.

Aqui estão os hábitos:

  1. Crie um lugar para tudo. Eu mostro como você pode fazer isso no post completo desse podcast que está no site otaleonardo.com.br, mas encontre as ferramentas que funcionam para você. O hábito, no entanto, é perceber quando algo está na sua caixa de entrada ou em uma guia do navegador aberta ou em outro lugar. Depois encontre um lugar para isso – às vezes isso significa designar conscientemente um novo local apenas para esse tipo de coisa.
  2. Não procrastine – guarde-o imediatamente: o velho hábito é adiar (procrastinar) para ser guardado mais tarde. Não. Essa procrastinação é o que faz o sistema a desmoronar. Durante uma semana, faça um esforço muito consciente para não adiar as coisas, mas, em vez disso, leve alguns segundos para colocar informações, tarefas, compromissos e outras coisas exatamente onde elas pertencem, agora. Não demora muito, mas você deve estar muito consciente disso a princípio.
  3. Não viva na caixa de entrada: temos a tendência de manter a caixa de entrada aberta ou de abri-la com frequência. Isso significa que você está constantemente respondendo, em vez de se concentrar. Em vez disso, abra a caixa de entrada e, um por um, coloque os itens recebidos onde eles pertencem e arquive-os na sua caixa de entrada. Você pode não chegar ao final da lista, mas evita ter que procurar constantemente as mesmas coisas na sua caixa de entrada.
  4. Revise o sistema todas as manhãs: crie o hábito de revisar sua lista de tarefas e calendário todas as manhãs por 20 minutos (defina um cronômetro), para que você saiba que as coisas estão no lugar delas. Coloque itens de calendário na lista Hoje. Saiba onde está tudo. Então saia e comece a fazer.

Com esses quatro hábitos e um sistema confiável, agora você pode relaxar e se concentrar.


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2 Comentários

  • Roberto Galian

    Olá,
    Estou gostando bastante do podcast, parabéns.
    Vc disse que disponibilizaria detalhes do “Lugar para Tudo”, nos descritivo do podcast e não localizei. Pode me informar referências ou app para efetuar.

    Att,
    Roberto Galian

    • Leonardo Ota

      Olá Roberto, tudo bem? Agradeço o comentário. Não entendi sua dúvida. No início do podcast digo que os eventuais links estarão na descrição. Não tenho nenhum link para compartilhar sobre esse podcast. Abraços!

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